Deponovanje
Korisnici mogu da kreiraju nov zapis i deponuju podatke popunjavanjem onlajn obrasca ili angažovanjem administratora repozitorijuma da kreira zapis i deponuje podatke u njihovo ime. Samo registrovani korisnici koji su dobili kredencijale mogu da deponuju podatke.
Korisnici koji deponuju podatke moraju da ispune niz uslova tokom deponovanja:
- Deponovani podaci moraju da se uklapaju u okvire politike sadržaja;
- Formati u kojima se nalaze podaci moraju da budu pogodni za dugoročno čuvanje (vidi Preporučeni formati);
- Mora se kreirati dovoljna količina metapodataka (vidi Metapodaci);
- Pravni okviri se moraju poštovati (vidi Prava i Licence)
Da bi se sadržaj deponovao u repozitorijum neophodno je prijaviti se i pokrenuti proceduru deponovanja. Interfejs za deponovanje je podeljen na nekoliko koraka. Svaki korak sadrži skup obaveznih polja. Nije moguće preći na sledeći korak ako prethodno nisu sva obavezna polja popunjena (vidi Metapodaci).
Korisnici imaju slobodu da pruže sve dodatne informacije u vezi sa podacima koje deponuju, a za koje smatraju da su važne, popunjavanjem dodatnog polja za opis (dc.description.other). Informacije o ORCID brojevima istraživača dodaju administratori repozitorijuma tokom procesa održavanja.
Jedan interfejs za deponovanje se koristi za sva deponovanja i trenutno u potpunosti zadovoljava potrebe korisnika. Ako se pojavi potreba da se uključe dodatna polja, tim za razvoj repozitorijuma može lako prilagoditi obrazac za deponovanje.
Prava i licence
Korisnici moraju imati neophodna prava za deponovanje podatka u repozitorijum. Tokom procesa deponovanja korisnici su dužni da definišu prava pristupa i da dodele licencu za podatak. Repozitorijumi podržavaju krijejtiv komons licence za otvorene sadržaje.
Korisnici moraju da dodele Instituciji neekskluzivna prava da se njihov rad čuva i učini dostupnim u repozitorijumu prihvatanjem neekskluzivne licence za distribuciju.
Pregled zapisa
Kada je deponovanje završeno, administrator repozitorijuma pregleda kreirani zapis kako bi se uverio da su metapodaci ispravni i dovoljno detaljni, da postavljene datoteke ispunjavaju relevantne tehničke uslove i da su prava pristupa i licenca odgovarajući. Zapisi nisu javno vidljivi pre nego što ih administrator repozitorijuma odobri. Tokom ovog koraka, administratori repozitorijuma dodaju i ispravljaju metapodatke, povezuju različite verzije (ako je moguće), a mogu ako je neophodno i da kontaktiraju korisnika koji je deponovao i da zatraže dodatne informacije ili konvertovanje datoteke u preporučeni format (vidi Preporučeni formati). Konvertovanje datoteka može da obavi i sam administrator repozitorijuma. U tom slučaju konvertovanje će biti odrađeno u dogovoru sa korisnikom koji je kreirao zapis i upravom institucije da bi se izbegle komplikacije koje bi mogle nastati kao posledica nedovoljno definisanih institucionalnih politika o podacima.
Kada su u pitanju same publikacije, administratori repozitorijuma proveravaju kvalitet deponovanih datoteka i mogu da zatraže zamenu datoteka lošeg kvaliteta datotekama visokog kvaliteta ukoliko je to moguće (npr. ako korisnik postavi skeniran dokument, a dostpuna je digitalna verzija dokumenta). Ako su svi uslovi ispunjeni, administrator repozitorijuma će odobriti zapis, čime će on postati vidljiv u repozitorijumu.
U slučaju da zapis nije pravilno kreiran ili nije u skladu sa Politikom sadržaja, administrator repozitorijuma može da odbije zapis. Zapis može da bude odbijen i ako ne ispunjava zahteve u pogledu metapodataka i kvaliteta podataka. Nakon odbijanja, korisnik koji je kreirao zapis dobija e-mail koji sadrži objašnjenje zašto je zapis odbijen i, ako je moguće, sa instrukcijama kako da ispravi i ponovo preda zapis (vidi Pregled zapisa).
Šta se dalje dešava?
Kada je zapis odobren i objavljen pokreće se skup automatizovanih radnji: dodeljuje se PID (handle), čitljivi tekst iz datoteka (za PDF-ove) se izdvaja u TXT datoteku i uključuje se u indeks pretrage, a umanjeni prikaz datoteke se generiše za stranicu zapisa (za datoteke u formatu PDF i slike) (vidi Dspace sokumentacija).
