Priprema datoteke za deponovanje

Opšte preporuke

Pre deponovanja proverite da li je datoteka potpuna, čitljiva i odgovarajućeg kvaliteta. Kad god je moguće, koristite originalnu digitalnu datoteku nastalu tokom pripreme ili objavljivanja sadržaja, umesto naknadno skenirane verzije. Ako originalna digitalna datoteka nije dostupna, može se koristiti kvalitetan sken. Nemojte deponovati samo naslovnu stranu, apstrakt, odlomak, nekoliko izabranih strana ili drugi nepotpun sadržaj, osim ako je upravo taj sadržaj samostalan rezultat.

Format datoteke

Kad god je moguće, koristite široko rasprostranjene, dobro dokumentovane formate pogodne za dugoročno čuvanje i korišćenje. Prednost treba dati otvorenim formatima koji ne zahtevaju određeni komercijalni softver, kada postoji odgovarajuća alternativa.

Za tekstualne publikacije preporučuje se PDF, a za dugoročno čuvanje poželjno je koristiti PDF/A kada je dostupan i kada konverzija ne narušava sadržaj dokumenta.

Kod istraživačkih podataka, kada je moguće, koristite otvorene i široko korišćene formate. Na primer, tabelarni podaci mogu se, kada je to odgovarajuće, sačuvati kao CSV pored izvorne datoteke, a običan tekst kao TXT. Ako bi konverzija dovela do gubitka podataka, strukture, funkcionalnosti ili drugih važnih svojstava, sačuvajte i izvornu datoteku. Ako je za korišćenje podataka potreban određeni softver ili njegova određena verzija, navedite to u pratećoj dokumentaciji.

Kvalitet datoteke

Pre deponovanja otvorite datoteku i proverite da li se pravilno prikazuje i da li je sadržaj potpun.

Kod PDF datoteka proverite da li:

su prisutne sve strane i prikazane pravilnim redosledom;
su tekst, slike, tabele, formule i drugi elementi jasno vidljivi i čitljivi;
skenirane strane nisu odsečene, zarotirane, zamagljene ili na drugi način nečitljive;
se tekst može pretraživati i označavati; ako je dokument skeniran, poželjno je primeniti OCR;
datoteka nije zaštićena lozinkom ili drugim tehničkim ograničenjima; ako pristup sadržaju treba da bude ograničen, odgovarajući nivo pristupa određuje se u repozitorijumu;
datoteka ne sadrži komentare, praćene izmene, skrivene podatke, priloge ili druge elemente koji nisu namenjeni objavljivanju.

Ako deponujete više datoteka, proverite da li su prisutne sve datoteke potrebne za razumevanje i korišćenje sadržaja i koristite jasne i dosledne nazive datoteka.

Pristupačnost datoteke

Kad god je moguće, pripremite datoteku tako da njen sadržaj mogu da koriste i osobe koje koriste asistivne tehnologije.

Kod PDF dokumenata vodite računa o tome da tekst bude pravi tekst, a ne samo slika teksta. Ako je dokument skeniran, primenite OCR kako bi tekst mogao da se pretražuje, označava i čita pomoću asistivnih tehnologija.

Koristite jasnu strukturu dokumenta i pravilno definisane naslove i podnaslove. Slike, grafikoni i drugi vizuelni elementi koji prenose važne informacije treba da imaju alternativni tekst ili odgovarajuće tekstualno objašnjenje. Tabele treba da imaju jasnu strukturu i označena zaglavlja, a informacije ne treba prenositi isključivo bojom. Vodite računa i o čitljivosti teksta, dovoljnom kontrastu i pravilnom redosledu čitanja sadržaja, naročito kod dokumenata sa više kolona ili složenim rasporedom.

Ako program u kome pripremate dokument ima ugrađenu proveru pristupačnosti, preporučuje se da je pokrenete pre kreiranja konačne datoteke.

Isti osnovni principi primenjuju se i na druge vrste sadržaja. Kod prezentacija, tekstualnih dokumenata i tabela koristite odgovarajuće strukturne elemente, jasne oznake, alternativni tekst za informativne slike i dovoljan kontrast. Za audio sadržaj poželjno je obezbediti transkript, a za video sadržaj titlove i, kada je potrebno, transkript.

Različiti tipovi rezultata

Članak u časopisu

Deponujte kompletnu datoteku koja predstavlja rezultat koji opisujete. Nemojte deponovati samo naslovnu stranu, apstrakt, odlomak, nekoliko izabranih strana ili drugi nepotpun sadržaj, osim ako je upravo taj sadržaj samostalan rezultat. U repozitorijum treba da bude deponovan integralni dokument, koji će biti javno dostupan ako ne postoje pravne ili druge prepreke.

Kad god je moguće, deponujte originalnu digitalnu datoteku nastalu tokom pripreme ili objavljivanja sadržaja. Ako originalna digitalna verzija nije dostupna, može se koristiti digitalizovana (skenirana) verzija. Datoteka treba da bude potpuna i čitljiva. Snimci lošeg kvaliteta, isečci i datoteke koje sadrže samo preliminarne strane nisu prihvatljivi.

Na osnovu sadržaja datoteke treba da bude moguće pouzdano identifikovati sadržaj. Ako u datoteci nisu jasno vidljivi osnovni bibliografski podaci, dodajte na početak ili kraj posebnu stranu sa podacima potrebnim za identifikaciju, kao što su:

imena autora;
naslov rada;
naslov matične publikacije, kada je primenljivo;
godina objavljivanja;
volumen, sveska i stranice ili broj članka, kada postoje;
DOI ili drugi relevantni identifikator.

Ovo je naročito važno kod recenziranih rukopisa i sadržaja preuzetih sa veb-strana.

Recenzirani rukopis

Ako deponujete recenzirani rukopis (accepted manuscript, AAM), u datoteci treba jasno naznačiti da je reč o verziji koja je prihvaćena za objavljivanje nakon recenzije, a ne o objavljenoj verziji. Navedite i potpune bibliografske podatke koji se odnose na objavljenu verziju, kao i njen DOI. Ako ti podaci nisu deo rukopisa, mogu se dodati na posebnoj strani na početku dokumenta.

Poglavlja u knjigama i radovi u zbornicima

Ako deponujete poglavlje u monografiji ili rad u zborniku, datoteka treba da sadrži ceo prilog, kao i dovoljno podataka na osnovu kojih se matična publikacija može pouzdano identifikovati. Po potrebi uključite:

naslovnu stranu knjige ili zbornika;
impresum;
stranu sa CIP zapisom, ako postoji.

Deponujte originalni PDF nastao tokom pripreme publikacije, ako ga imate. Ako nije dostupan, može se koristiti kvalitetan sken.

Konferencijski radovi i saopštenja

Datoteka konferencijskog rada ili saopštenja treba da sadrži ceo prilog i dovoljno podataka na osnovu kojih se može utvrditi u okviru koje konferencije je objavljen.

Ako je prilog objavljen u zborniku, uz puni tekst uključite i naslovnu stranu i impresum zbornika, kao i CIP zapis, ako je postoji.

Ako je prilog objavljen u časopisu, datoteka treba da pruži informacije o časopisu u kom je prilog objavljen i o konferenciji sa kojom je povezan.

Ako je prilog objavljen samo na veb-sajtu konferencije, sačuvajte veb-stranu s punim tekstom kao PDF. Ako na toj strani nisu vidljivi naziv, mesto i datum konferencije, dodajte i odgovarajuću stranu veb-sajta na kojoj se ti podaci vide. U metapodacima zapisa navedite originalni URL.

Ne uključujte u datoteku pozivna pisma, prepisku ili drugu dokumentaciju koja nije deo samog istraživačkog rezultata, naročito ako sadrži podatke o ličnosti.

Sadržaj objavljen samo na veb-strani

Ako sadržaj ne postoji kao posebna PDF datoteka, već samo kao veb-strana, stranu možete sačuvati kao PDF i deponovati je u repozitorijum. Ako u tako sačuvanoj datoteci nisu vidljivi svi podaci potrebni za identifikaciju sadržaja, dodajte posebnu stranu sa odgovarajućim metapodacima. Ako sadržaj nema DOI ili drugi trajni identifikator, u odgovarajućem polju navedite originalni URL.

Istraživački podaci

Ako deponujete istraživačke podatke, postavite kompletan skup podataka koji odgovara opisu zapisa, zajedno sa potrebnom dokumentacijom.

Koristite razumljive i dosledne nazive datoteka i priložite README datoteku u kojoj ćete objasniti njihovu strukturu i sadržaj.

Prateća dokumentacija treba, kada je relevantno, da sadrži informacije o načinu prikupljanja ili nastanka podataka, korišćenim metodama i instrumentima, strukturi datoteka, značenju promenljivih i kodova, jedinicama mere, eventualnim transformacijama ili obradama podataka i softveru potrebnom za njihovo korišćenje. Ako postoje ograničenja u pogledu korišćenja ili tumačenja podataka, jasno ih navedite.

Ako skup podataka sadrži lične, poverljive ili druge osetljive podatke, proverite pre deponovanja da li takvi podaci smeju da budu objavljeni i da li ih je potrebno anonimizovati, pseudonimizovati ili zaštititi ograničenim pristupom.

Ako su podaci povezani sa publikacijom, preprintom, softverom ili drugim istraživačkim rezultatom, navedite njegov DOI ili URL. Na isti način, u zapisu publikacije treba navesti DOI ili URL povezanog skupa podataka kako bi se veze između rezultata mogle uspostaviti u repozitorijumu. Administratorsko uputstvo upravo predviđa ovakvo dvosmerno povezivanje publikacija i skupova podataka.

Ako niste sigurni koje datoteke, dokumentaciju ili nivo pristupa treba izabrati za određeni skup podataka, obratite se administratoru repozitorijuma pre završetka deponovanja.

Doktorske disertacije

Ako deponujete doktorsku disertaciju, deponujte kompletnu tezu. Nemojte deponovati samo naslovnu stranu, preliminarne strane, odlomke, izvode ili potvrde.

Drugi tipovi rezultata i prateća dokumentacija

Kod rezultata koji nisu klasične publikacije, kao što su tehnička rešenja, dokumenti javne politike ili drugi stručni i istraživački rezultati, deponujte dokumentaciju koja omogućava da se rezultat pouzdano identifikuje i razume. Kada je za dokazivanje ili razumevanje rezultata potrebna dodatna dokumentacija, ona se može deponovati zajedno sa glavnim dokumentom, pri čemu pristup pojedinim datotekama može biti ograničen ako za to postoje odgovarajući razlozi.

Pre slanja zapisa proverite da je datoteka potpuna, čitljiva, pravilno obeležena i da sadrži dovoljno podataka za identifikaciju sadržaja. Ako niste sigurni šta treba uključiti u datoteku za određeni tip sadržaja, obratite se administratoru repozitorijuma.