Šta sve rade administratori?

Svaka institucija ima barem jednog administratora koji organizuje kolekcije, dodeljuje privilegije korisnicima, proverava deponovane zapise, uređuje i obogaćuje metapodatke, manuelno ili oslanjajući se na dodatne aplikacije.

Uređivanje metapodataka

Pored toga što konrolišu ispravnost metapodataka i kvalitet datoteka koje su korisnici deponovali, administratori repozitorijuma često obogaćuju metapodatke napomenama, dodatnim identifikatorima ili vezama ka povezanim sadržajima (npr. između različitih verzija jedne publikacije ili između publikacija i istraživačkih podataka).

Nakon što je administrator odobrio vaš unos, pokreće se niz automatizovanih radnji:

• čitljivi tekst iz datoteka u PDF formatu (napomena: ako je PDF nastao skeniranjem bez optičkog prepoznavanja teksta, to neće biti moguće) izdvaja se u TXT datoteku i ekstrahovani termini se indeksiraju za potrebe pretraživanja;
• generiše se umanjeni prikaz datoteke (za datoteke u PDF formatu i slike).

RCUB je razvio nekoliko alata za administratore repozitorijuma koji im pomažu u uređivanju metapodataka.

Kada je to potrebno, pokreću se automatizovane procedure za održavanje repozitorijuma koje rešavaju nepravilnosti (npr. preimenovanje datoteka kako bi se eliminisali znakovi koji nisu podržani, kreiranje umanjenog prikaza datoteke itd.)

Administratori repozitorijuma redovno obavljaju sledeće poslove na održavanju repozitorijuma:

• Normiranje imena autora i saradnika preko Ellena aplikacije dodeljivanjem ORCID brojeva (gde je moguće) ili internih identifikatora;
• Dodavanje informacija o finansiranju koristeći NomadLite aplikaciju;
• Dodavanje Web of Science i Scopus identifikatora koje je prikupio NomadLite.

Održavanje repozitorijuma podrazumeva i mapiranje zapisa koji bi trebalo da se izlistaju u više kolekcija u sve relevantne kolekcije.

Različite verzije

Registrovanim i krajnjim korisnicima nije dozvoljeno da menjaju deponovane datoteke. Ako je neophodno, ažurirana verzija datoteke može da se deponuje, a prethodna verzija može da se povuče tako da ne bude javno vidljiva (vidi Povlačenje objavljenog zapisa). Ako su razčlite verzije istog zapisa dostupne u repozitorijumu, postojaće veze između ranijih i novijih verzija i najnovija verzija će biti jasno identifikovana.

Ispravljanje grešaka i ažuriranje metapodataka

Kada je zapis već odobren i objavljen u repozitorijumu, autori nemaju odgovarajuće dozvole da menjaju metapodatke i datoteke. Samo administrator repozitorijuma može da vrši ove izmene. Ako je neophodno ažuriranje ili ispravka, autori bi trebalo da kontaktiraju administratora repozitorijuma u svojoj instituciji ili da popune Pošalji zapažanja obrazac.

Bilo koji korisnik može da sugeriše ispravke ili ažuriranje korišćenjem Pošalji zapažanja obrasca.

Uvoz metapodataka

Novi zapisi se mogu uvoziti u repozitorijum korišćenjem eksternog servisa Ellena (MultiLoad modul). MultiLoad podržava uvoz metapodataka preko CrossRef i Dissem.in, kao i masovni uvoz metapodataka u EndNote XML i RIS formatima. Uvoz mora da odobri administrator repozitorijuma, a ova radnja se izvodi u MultiLoad modulu: svaki zapis se proverava, a metapodaci se mogu ispraviti i obogatiti pre uvoza. Ovu funkciju koriste samo administratori repozitorijuma.