Deponovanje
Korisnici mogu da kreiraju nov zapis i deponuju podatke popunjavanjem onlajn obrasca. Samo registrovani korisnici koji su dobili od administratora dobili odgovarajuća ovlašćenja mogu da deponuju podatke.
Pre deponovanja moraju da se prijave tako što će na adresi https://adresa.repozitorijuma/password-login uneti korisničko ime i lozinku.
Korisnici koji deponuju podatke moraju da ispune sledeće uslove:
- Deponovani podaci moraju da se uklapaju u okvire politike sadržaja;
- Formati datoteka moraju da budu pogodni za dugoročno čuvanje (vidi Preporučeni formati);
- Sva obavezna polja za metapodatke moraju bit popunjena (vidi Metapodaci);
- Pravni okviri i autorska prava se moraju poštovati (vidi Prava i licence).
Nakon prijavljivanja na sistem neophodno je pokrenuti proceduru deponovanja klikon na „Deponovanje“ na meniju sa desne strane.
Na strani https://adresa.repozitorijuma/submissions kliknite na dugme +.
Interfejs za deponovanje je podeljen na nekoliko koraka. Svaki korak sadrži skup obaveznih polja. Nije moguće preći na sledeći korak ako prethodno nisu sva obavezna polja popunjena (vidi Metapodaci).
Korisinicima se preporučuju da unesu što više metapodataka, kao i anotacije koje smatraju relevantnim popunjavanjem dodatnog polja za opis (dc.description.other).
Informacije o ORCID identifikatorima istraživača dodaju administratori repozitorijuma.
Prava i licence
Korisnici obično deponuju svoja autorska dela, a ako deponuju tuđe sadržaje, za to moraju imati odgovarajuću dozvolu. Administrator institucionalnog repozitorijuma može da deponuje sadržaje zaposlenih saradnika nastale u radnom odnosu bez prethodne dozvole autora.
Tokom procesa deponovanja korisnici su dužni da definišu prava pristupa i da dodele licencu za podatak. Repozitorijumi podržavaju Creative Commons licence za sadržaje u otvorenom pristupu.
Pregled zapisa
Kada je deponovanje završeno, administrator repozitorijuma pregleda kreirani zapis kako bi se uverio da su metapodaci ispravni i dovoljno detaljni, da postavljene datoteke ispunjavaju relevantne tehničke uslove i da su prava pristupa i licenca odgovarajući. Zapisi nisu javno vidljivi pre nego što ih administrator repozitorijuma odobri. Tokom ovog koraka, administratori repozitorijuma dodaju i ispravljaju metapodatke, povezuju različite verzije (ako postoje), a mogu, ako je to potrebno, da od korisnika koji je deponovao zatraže dodatne informacije ili konvertovanje datoteke u preporučeni format (vidi Preporučeni formati).
Kada su u pitanju publikacije, administratori repozitorijuma proveravaju kvalitet deponovanih datoteka i mogu da zatraže zamenu datoteka lošeg kvaliteta datotekama visokog kvaliteta ukoliko je to moguće (npr. ako korisnik postavi skeniran dokument, a dostpuna je digitalna verzija dokumenta).
Ako su svi uslovi ispunjeni, administrator repozitorijuma će odobriti zapis, čime će on postati vidljiv u repozitorijumu.
U slučaju da zapis nije pravilno kreiran, nije u skladu sa politikom sadržaja, izostavljeni su važni metapodaci i/ili nije deponovan puni tekst, administrator repozitorijuma ne može daodobri unos i zahtevaće od korisnika da dostavi sve podatke koji nedostaju. Nakon odbijanja, korisnik koji je kreirao zapis dobija e-mail koji sadrži objašnjenje zašto je zapis odbijen i instrukcijama kako da ispravi i ponovo preda zapis (vidi Pregled zapisa).
Šta se dalje dešava?
Kada je zapis odobren i objavljen pokreće se skup automatizovanih radnji: dodeljuje se PID (handle), čitljivi tekst iz datoteka (za PDF-ove) se izdvaja u TXT datoteku i uključuje se u indeks pretrage, a umanjeni prikaz datoteke se generiše za stranicu zapisa (za datoteke u formatu PDF i slike) (vidi Dspace sokumentacija).
